27 Pessoas online preenchendo o Contrato de Carta de Cobrança agora agora
Analista de Marketing Patrícia Leal
10/09/2021

Entenda o que nunca te falaram sobre Contrato de Carta de Cobrança.

Quais são as características principais? Como fazer o Contrato de Carta de Cobrança? Qual o benefício de fazer o contrato? Quem é responsável por fazê-lo? Modelo de contrato simples e atualizado para imprimir em Word e PDF.

Sua empresa é a mais nova vítima da inadimplência? Pode não parecer surpresa, mas o número de brasileiros que não pagaram as suas contas aumentou segundo pesquisa do SPC Brasil, o indicador de inadimplência do consumidor avançou pelo décimo primeiro mês consecutivo. Não importa o porte da sua empresa, seu ramo de atividade ou quem são seus clientes, você está exposto ao risco.

Então o que fazer para contornar essa situação quando o débito se confirma? A resposta é que as formas de cobranças aplicadas ao seu negócio podem ajudar a diminuir os índices de atrasos dos clientes em seus pagamentos. Uma das ferramentas de cobranças que podemos utilizar para gerenciar a cobrança de inadimplentes é a Carta de Cobrança. Mas, você conhece essa ferramenta muito útil e sabe como utilizá-la? Vamos te explicar a seguir.

1. O que é uma Carta de Cobrança?

É um modo prático, ágil e bastante eficaz para realizar a cobrança de devedores, bem como para manter o seu fluxo de caixa em dia.

Embora nós saibamos que os micros e pequenos empreendedores têm dificuldade para utilizar esse método de cobrança, porque geralmente o processo de cobrar clientes costuma ser desgastante e desconfortável muitas vezes, porém é extremamente necessário e com as dicas desse roteiro prático, você poderá utilizar tal método sem medo de errar e o mais importante: resgatando fundos para sua empresa.

A carta de cobrança é uma comunicação formal, enviada por uma empresa ou particular para seus clientes inadimplentes com a intenção de informar sobre dívidas que estão em aberto. O método integra o processo de cobrança extrajudicial, ou seja, é uma maneira amigável, confortável e eficaz de negociar valores devidos, sem recorrer ainda a uma ação judicial.

Já ressaltamos aqui que a eficácia, ou seja, as chances de recebimentos dos valores cobrados aumentam em muito com a utilização da carta de cobrança, pois a maioria dos casos são resolvidos através dela.

2. Quais são as características principais?

A sua forma prática, barata e fácil de fazer, propicia a quem utiliza rapidez e efetividade no recebimento dos valores que deseja receber.

Para tanto, basta que a empresa ou pessoa física preencha um de nossos modelos abaixo, por exemplo, caso seja um destes seja adequado ao caso, enviando para o devedor.

O envio pode ser por Carta com Aviso de Recebimento (AR), através dos Correios, e-mail ou até mesmo por Whatsapp, devendo ser enviado obviamente em formato de PDF para evitar alterações.

 As formas de envio listadas acima, são as que possibilitam a conformação do recebimento pelo devedor, sendo assim, não há como o mesmo alegar que não recebeu a cobrança e não sabia das sanções.

 Você pode no texto da carta de cobrança, expor o fato de forma educada e cordial, mencionar por exemplo que o serviço será suspenso, se houver previsão em contrato para isso é claro, ou até mesmo disponibilizar formas de parcelamento do débito.

 Mas atenção, jamais deve expor o cliente a qualquer constrangimento ou situação vexatória.

 Afinal, algo assim é considerado crime segundo o Código de Defesa do Consumidor (CDC) em seu art. 42.

 O mesmo art. 42 detalha o que uma carta de cobrança suave deve conter:

  1.   Nome do consumidor;
  2.   Endereço residencial;
  3.   CPF ou CNPJ;
  4.   Dados da dívida, como: produto ou serviço prestado, saldo, prazo para regularização, número do contrato e contato para negociação.

Lembre-se: o conteúdo deve ser redigido com cordialidade, educação, de forma suave e amigável.

3. Como fazer uma Carta de Cobrança Suave? 

O seu texto deve ser redigido com cordialidade, educação, de forma suave e amigável.

Lembre-se que é seu cliente e você não deseja perdê-lo, ou sofrer qualquer Ação Judicial por ter agido de forma errada.

 Jamais você deve expor seu cliente, constrangê-lo ou ameaçá-lo.

 Vamos criar uma situação para melhor ilustrar: digamos que você deseje enviar o débito de seu cliente através de título para o Cartório de Protestos em 10 dias, na sua Carta de Cobrança você pode fazer a menção que o não pagamento do prazo de 10 dias após o recebimento da referida carta, o respectivo título será levado à protesto no Cartório do domicílio do devedor.

 Deste modo seu cliente saberá que tem um prazo para pagar e que terá consequências caso não efetue tal pagamento no prazo assinalado.

4. Qual o benefício de fazer a Carta de Cobrança?

Além de ser uma medida barata, fácil de fazer e rápida, sua empresa na maioria dos casos consegue receber os valores que deseja dos clientes inadimplentes sem a necessidade muitas vezes de ingressar com medidas judiciais, ajuda a manter uma boa relação com o cliente, pois com a mesma, você pode proporcionalizar ao mesmo um tratamento cordial, individualizado e com carinho, onde a situação será tratada de forma amigável e tranquila, pois ainda não estamos falando de medidas mais gravosas de cobranças.

 Sendo assim, dadas as qualidades desta forma de cobrança, vemos que sua utilização se mostra muito eficaz.

 Atenção: Outro fator importantíssimo que gera a necessidade de realizar o envio da Carta de Cobrança é que com a confirmação do seu recebimento pelo devedor, o mesmo não poderá alegar que não sabia dos juros, das sanções e bem como poderá o mesmo ser constituído em mora a partir de seu recebimento. Então, se houver a necessidade de cobrança pela via judicial, a Carta de Cobrança é fundamental para o sucesso do processo.

É importante reforçar que este tipo de documento não deve ser elaborado por qualquer pessoa, mas sim por profissionais competentes e com conhecimento no assunto.

  

5. Quem é responsável por fazê-la?

Todos que têm créditos com seus respectivos devedores podem realizar a cobrança por meio da Carta de Cobrança.

Podem fazer: as empresas de grande porte, empresas de pequeno porte, micro e pequenas empresas e até mesmo particulares, desde que respeitadas as regras que falamos acima.

6. Quais dívidas posso cobrar através da carta de cobrança?

Basicamente quase todos os tipos de dívidas podem ser cobrados, abaixo listamos algumas:

  1. Vendas de produtos;
  2. Prestação de serviços;
  3. Débitos de condomínio em atraso;
  4. Aluguel atrasado;
  5. Honorários Contábeis;
  6. Honorários Advocatícios;
  7. Cheques devolvidos;
  8.   Mensalidade escolar;
  9.   Dívidas entre particulares;
  10. Empréstimos;
  11. Procedimentos médicos e estéticos;
  12. Consultoria;
  13. Notas promissórias;
  14. Títulos de créditos em geral, desde que vencidos. 

Como podemos observar existem uma infinidade de tipos de cobranças que podemos fazer através deste método. 

Com certeza o seu caso vai se encaixar! 

7. O que a lei diz sobre a carta de cobrança? 

As relações entre credores e devedores são reguladas principalmente pelo Código Civil (Lei federal n. 10.406, de 10 de janeiro de 2002). 

Então fique tranquilo, desde que respeitadas as regras tanto do Código Civil como do Código de Defesa do Consumidor, você estará resguardado. 

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8. Para quem eu posso enviar? 

Poderá ser recebedor o devedor tanto pessoa física como pessoa jurídica. Sendo assim, tal modalidade abrange os mais diversos tipos de devedores na espera particular, estabelecidos pelo Código Civil. 

9. O que é uma Carta de Cobrança Comercial? 

Trata-se da mesma modalidade descrita em todos os itens acima. Seguindo as mesmas regras já relatadas. 

Basicamente tem como emissário uma empresa, onde conste um CNPJ. 

10. Posso cobrar condomínio em atraso? 

Perfeitamente. Uma das formas mais usuais é esta, pois se mostra menos custosa para o condomínio e mais eficiente. 

 Lembrando que tal notificação do devedor se faz essencial para constituí-lo em mora, em uma eventual Ação judicial. 

11. O que é Carta de notificação de cobrança extrajudicial?

Basicamente é a mesma coisa que a carta de cobrança, porém seus conteúdos podem ser mais abrangentes e têm como foco além da cobrança outras ações irregulares cometidas pelo devedor, como por exemplo defeitos em um produto ou serviço e buscando assim a solução das mesmas. 

Assim, a Notificação Extrajudicial pode ser utilizada também como carta de cobrança, mas não ao contrário.   

12. Posso cobrar Honorários Advocatícios ou Honorários Contábeis? 

Obviamente que sim. Tal mecanismo de cobrança é fundamental para garantir uma boa administração da empresa, escritório ou consultório, também é preciso definir prazos para a tomada de certas medidas. 

13. Posso cobrar cheque devolvido? 

Sim, é perfeitamente cabível a possibilidade de cobrar o cheque por este meio, ou seja, antes de iniciar processo judicial por exemplo. Assim, a notificação por carta é o meio mais eficaz e é através dela que o devedor será notificado para efetuar o pagamento ou para que se manifeste para a realização de um acordo. 

14. Uma pessoa física pode cobrar uma empresa? E uma Empresa pode cobrar outra? 

A resposta para ambas as perguntas é que SIM. Tanto uma pessoa física pode cobrar uma empresa, por um serviço feito ou venda realizada, como uma empresa pode cobrar outra. 

Como agir caso não tenha dinheiro para pagar a dívida? 

Como já falamos acima, um dos requisitos no teor da carta é a disponibilidade de meio de contato para acordos. Assim, caso o devedor não tenha condições de promover o pagamento de imediato em sua totalidade, podem as partes chegarem a um acordo, de parcelamento por exemplo.

15. A Receita Federal envia Carta de Cobrança? 

A Receita Federal iniciou o Projeto Cartas 2021. A finalidade do projeto é alertar os contribuintes que caíram na malha fina do Imposto de Renda para que eles possam fazer a correção através da declaração retificadora. Já foram enviadas na primeira leva mais de 550 mil avisos. 

16. O Município pode me enviar cobranças de IPTU por cartas? 

Segundo o Código Tributário Nacional (CTN) Lei Nº 5.172, os entes públicos, neste caso, o Município pode enviar a cobrança amigável enviada pelo correio através de seu setor de Arrecadação Municipal, desde que já conste a guia (DARM) para pagamento em qualquer agência bancária. Também deve ser disponibilizado para o contribuinte as possibilidades de com guia de pagamento à vista e/ou com sugestão de parcelamento. Se o devedor aceitar o parcelamento, basta começar a pagar as guias enviadas a ele através dos correios ou por meio virtual. 

17. Enviei uma cobrança errada e agora o que fazer? 

Caso você tenha enviado uma cobrança que não existe mais, ou conste valores errados, ou até mesmo o recebedor não é o devedor, basta que envie formalmente uma Carta de retratação de cobrança indevida, na qual deverá constar um pedido de desculpas pelo transtorno causado, bem como as formalidades de praxe, quais sejam, relatar que o débito foi cancelado, que tal recebedor não é mais ou nunca foi devedor, etc. 

Tudo sobre o Tema:

Legislação: Código Tributário Nacional (CTN) Lei Nº 5.172/66, Código Civil (CC) Lei federal n. 10.406/02 e Código de Defesa do Consumidor (CDC) LEI Nº 8.078/90

Conceito: A carta de cobrança é uma comunicação formal, enviada por uma empresa ou particular para seus clientes inadimplentes com a intenção de informar sobre dívidas que estão em aberto. O método integra o processo de cobrança extrajudicial, ou seja, é uma maneira amigável, confortável e eficaz de negociar valores devidos, sem recorrer ainda a uma ação judicial.

Outras nomenclaturas para este documento:

Notificação de cobrança

Notificação extrajudicial

Carta de cobrança comercial


Dúvidas mais frequentes

1. Existe juros na Carta de Cobrança?

Em regra, as penalidades somente podem ser impostas após o fim do prazo estabelecido para pagamento na Carta de Cobrança.

2. A escola pode enviar Carta de Cobrança pelo aluno?

NÃO PODE. Pois, qualquer ação que possa ser entendida como vexatória ou ameaçadora deve passar bem longe da sua escola.

3. A Carta de Cobrança chega em quantos dias?

Dependerá da sua forma de envio, se for pelos correios por exemplo, levará o tempo que for estipulado pelo mesmo. Já os e-mails são praticamente instantâneos, como Whatsapp ou SMS.